Как использовать кассовую технику

Начнем с хорошего: организациям и предпринимателям на ЕНВД и патенте закон позволяет работать без кассового аппарата. Но по просьбе клиента они должны выдать товарный чек или квитанцию.

Но если у вас УСН, когда ваши клиенты оплачивают наличкой или банковскими картами через pos-терминал, вы обязаны выдать кассовый чек.

Исключение:

•  при оказании услуг населению из справочника ОКУН чеки можно заменить бланками строгой отчетности (БСО): абонементы, путевки, билеты, квитанции. Можно разработать любую форму, главное, чтобы присутствовали обязательные реквизиты из п.3 положения. Обратите внимание: самостоятельно печатать бланки на принтере нельзя, их обязательно нужно заказать в типографии.
•  из-за специфики деятельности (например, при торговле квасом из цистерн) и при нахождении в труднодоступных местностях.

Требования к кассовым аппаратам

При выборе модели ККТ руководствуйтесь в первую очередь списком из Госреестра, а только потом своими предпочтениями. Кассовый аппарат должен иметь фискальную память и ЭКЛЗ (устройство, хранящее данные счетчиков в неизменном виде), а на корпусе должны красоваться специальные наклейки:

•  знак «Сервисное обслуживание»;
•  идентификационный знак.

Кассовый аппарат можно приобрести в специальных фирмах и там же заключить договор техобслуживания. Обслуживание необходимо, как минимум, для регистрации в налоговой и ежегодной замены ЭКЛЗ.

Не путайте кассовый аппарат с чекопечатающей машинкой. Она стоит в два раза дешевле кассового аппарата, потому что в ней отсутствует самая важная деталь для налоговой — ЭКЛЗ. Чекопечатающую машинку можно использовать только тем, кто не обязан применять кассовый аппарат, но в качестве подтверждения оплаты хочет выдавать клиентам чеки.

Регистрация кассового аппарата в налоговой

Перед тем, как начать работать с кассовым аппаратом, его нужно зарегистрировать. В налоговую по юр.адресу организации (обособленного подразделения) или по месту прописки ИП нужно подать:

•  заявление;
•  паспорт ККТ;
•  договор о техобслуживании.

После приема документов с вами согласуют время и место осмотра кассового аппарата: инспектор в присутствии специалиста-поставщика ККТ проверит его на соответствие всем требованиям. После осмотра ККТ на корпусе появится еще одна наклейка — марка-пломба, и будет установлен фискальный режим, чтобы налоговая не усомнилась в достоверности всех выбитых чеков.

В течение 5 дней с даты предоставления документов кассовый аппарат зарегистрируют, сделают отметки в паспорте и вернут вам документы. А вы в свою очередь предоставите журнал кассира-операциониста для заверения. Откроем вам секрет: за неведение этого журнала никаких санкций не предусмотрено. Но если вы не любите спорить с налоговиками, лучше от него не отказываться.

Минимум раз в год вам придется перерегистрировать ККТ. Всё из-за той же ЭКЛЗ — её необходимо менять на каждый новый календарный год, а при заполнении и чаще.

Что дальше?

Вы начинаете работать с кассовым аппаратом и за каждую оплату наличными или по терминалу банковской картой вам нужно выдать чек. Когда вы принимаете от клиента банковскую карту, это расценивается также как если вы берёте наличные деньги. Но если у вас интернет-магазин, и клиент оплачивает картой на сайте (интернет-эквайринг), тут уж точно можно работать без чеков.

После каждой рабочей смены не забывайте распечатывать Z-отчет. Он содержит информацию о продажах за день, и нужен прежде всего налоговой для контроля вашей выручки. Затем показания с этого Z-отчета перенесите в журнал кассира-операциониста, если будете вести:)

Часто предприниматели задают вопрос: нужно ли снимать нулевой Z-отчет. Не нужно. Большинство кассовых аппаратов даже не позволяют его сформировать, если за весь день не пробили ни один чек. Поэтому в день, когда не было продаж, можно уходить домой со спокойной душой (или наоборот).

Как заполнять журнал кассира—операциониста

В графах 6 и 9 укажите показания счетчиков на начало рабочей смены и по итогам дня, а разницу этих сумм внесите как выручку за день в графу 10. Кроме этого, в графе 11 заполните сумму наличной выручки, а в отдельных графах 12 и 13 — информацию по выручке, полученной пластиковыми картами. Общая сумма выручки за день заносится в графу 14 журнала.

На этом для индивидуальных предпринимателей все формальности с документами закончились. А вот организациям еще предстоит вести кассовую дисциплину: формировать приходные и расходные кассовые ордера, вести кассовую книгу.

Если у вас ООО, на общую сумму выручки наличными деньгами нужно оформить ПКО и сделать запись в кассовой книге.

А если всего этого не делать?

Чаще всего нарушения предпринимателей связаны с неполным оприходованием наличной выручки или с неиспользованием кассового аппарата. Штраф для организаций — от 40 000 до 50 000 рублей, в добавок к этому могут наложить ответственность еще и на директора — от 4 000 до 5 000 рублей. Для ИП штрафы предусмотрены как для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 рублей.

За неприменение контрольно-кассовой техники организация может поплатиться штрафом от 30 000 до 40 000 рублей, а её директор и ИП от 3 000 до 4 000 рублей.