Путевой лист:

• подтверждает работу автомобиля и водителя;
• доказывает факт использования автомобиля и расхода топлива;
• содержит маршрут следования с отметками контрагентов;
• служит доказательством эксплуатации техники в служебных, а не в личных целях;
• доказывает использование автомобиля в предпринимательской деятельности компании;
• подтверждает связь расходов на ГСМ с деятельностью, направленной на получение дохода;
• позволяет вычитать учитываемые расходы на ГСМ из налогооблагаемой базы;
• является средством контроля над дорожным движением и предъявляется работникам ГИБДД по их требованию;
• оформляется, даже если поездка совершается не на автомобиле компании, а на арендованном автомобиле. 

Путевой лист содержит следующую информацию: 

• реквизиты АТС, показания спидометра, совершенные пробеги, время выезда/въезда, выполненные работы, остатки топлива, расход топлива фактический и по норме, произведенные заправки, сведения о работе оборудования и прочее. 

Путевой лист создается для одного автомобиля (с возможностью указания одного прицепа). Также путевые листы можно вести по подразделениям и источникам финансирования.

Один путевой лист может содержать данные по остаткам, заправкам и расходу для нескольких видов топлива, а также для топлива, находящегося в отдельном баке, например в баке  для оборудования.

В путевом листе возможно ведение нескольких маршрутов движения и поездок, а также информации о перевезенных грузах и выполненных работах.

Информация о произведенных заправках содержит данные о виде ГСМ, способе оплаты заправки (наличные, карточка, талоны и пр.), о количестве и стоимости ГСМ, организации поставщике АЗС.
Информация о работе оборудования содержит данные о виде оборудования, о времени работы оборудования, об используемом виде ГСМ и норме расхода.

При вводе данных по путевому листу, производится расчет норм расхода ГСМ на дату путевого листа исходя из величины пробега АТС, выполненных работ, времени прогрева, работы оборудования и других данных, влияющих на расход топлива, в соответствии с Методическими рекомендациями «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте». (Распоряжение Минтранса РФ от 14.03.2008 №АМ-23-р).

По данным обработанных путевых листов составляются отчеты по водителям, по видам и маркам  горюче-смазочных материалов, по автотранспортным средствам в разрезе подразделений (отделов) и различных источников финансирования, а также определяются текущие данные по АТС, например, пробег на какую-либо дату, остатки ГСМ и т д.

Постановка на учет путевых листов не влечет за собой создание бухгалтерских проводок.